Retningslinjer 

• Forskere, der for første gang skal beskæftige sig med data fra Danmarks Statistik skal gennemføre et sikkerhedskursus, før de får adgang til data. Kurset skal sikre, at forskeren er bekendt og indforstået med Danmarks Statistiks regler og de største risici ift. persondatalovgivningen. For at tilgå kurset skal forskeren kontakte enten den lokale Danmarks Statistik data manager eller CALDISS (caldiss@adm.aau.dk)  
• Forskningsprojekter ved Danmarks Statistik skal som minimum have to fastansatte brugere. Dette for at sikre at brugere altid har mulighed for at få materiale kontrolleret inden hjemsendelse. 
• Antallet af brugere med hjemsendelsesret bør begrænses. Der opfordres til, at forskere altid lader kollega/datamanager/sikkerhedsadministrator inspicere materiale, inden materiale hjemsendes. Dog anerkendes det, at der kan opstå tidspressede situationer, hvor forskere har brug for at sende materiale hjem omgående.  Derfor sondres der mellem (1) materiale, som i udgangspunktet må sendes hjem uden revision og (2) materiale, som skal revideres af gatekeeper (kollega/datamanager/sikkerhedsadministrator).  I tvivlstilfælde konsulteres gatekeeper.  

Materiale som typisk kan hjemsendes uden revision: 

Materiale som i alle tilfælde skal revideres: 

• Studerende og studentermedhjælpere kan ikke tildeles hjemsendelsesret. 
• Der skal foretages regelmæssig opfølgning på, hvem der har hjemsendelsesret på projekter (ansvar for opfølgning følger nedenfor). Dette for at sikre at hjemsendelsesretten begrænses og ikke bevares for brugere, som ikke fortsat bør have den rettighed.Opfølgning skal foretages minimum to gange årligt for eksterne parter, og minimum én gang årligt for ansatte på AAU. Forskere bør selv have indflydelse på, hvorvidt de ønsker hjemsendelsesret tildelt. 
• Der skal foretages regelmæssig opfølgning på brugeradgang på projekter. Dette for at sikre at personer uden hjemmel ikke kan tilgå projekter og data - særligt for tidligere ansatte, eksterne samarbejdsparter og studerende. 
  Opfølgning skal foretages minimum to gange årligt for studerende og eksterne parter. Opfølgning skal foretages minimum én gang årligt for ansatte på AAU. 
• Der skal foretages opfølgning på aktive projekter og projektansvarlige minimum to gange om året. Dette for at sikre at projekter, der er afsluttet, også afsluttes ved Danmarks Statistik. Hvis projektet stadig er aktivt, men projektansvarlige ikke længere arbejder på projektet, skal projektansvar flyttes til anden bruger.
• Ved tilknytning af eksterne skal Kontraktenheden kontaktes for rådgivning. Personer, der er eksternt tilknyttet, skal gøres bekendte med SSH-fakultetets retningslinjer for arbejdet med data fra Danmarks Statistik. 
• Såfremt studerende skal have adgang til data fra Danmarks Statistik gennem et projekt, hvor AAU er dataansvarlig, skal den studerende have ansættelse ved Aalborg Universitet.
• På institutter med en del aktivitet ift. brug af data fra Danmarks Statistik, skal der være en fast Danmarks Statistik kontaktperson (Danmarks Statistik data manager). 
• Når der søges midler til forskningsprojekter, der indeholder registerdata fra Danmarks Statistik, bør der søges midler hjem til dække af udgifter til datamanagement/understøttelse og vedligeholdelse af eventuelt etablerede Danmarks Statistik projektdatabaser. 

Danmarks Statistik data manager opgavebeskrivelse:

Instituttets Danmarks Statistik data manager har til opgave at sikre, at alle ovenstående retningslinjer bliver overholdt på instituttet. Det vil sige: 

Herudover har Danmarks Statistik data manageren en række øvrige opgaver, der dels har til formål at lette forskernes arbejde med data fra Danmarks Statistik, og dels at sikre synergi og samarbejde på tværs af institutterne relateret til Danmarks Statistik. De øvrige opgaver er: 

Danmarks Statistik data managerne på tværs af fakultetet er samlet i et netværk under CALDISS1. I fællesskab har de her til opgave at: 

• Udvikle og løbende tilpasse Danmarks Statistik sikkerhedskurset
• Sikre dedikeret støtte eller opkvalificeringstilbud til nye forskere. Dette skal sikre, at de tekniske barrierer for at arbejde med data fra Danmarks Statistik mindskes. 
• Skabe overblik over aktive projekter og eksisterende data tilkøbt i projekter med henblik på god udnyttelse af data og undgå dobbeltindkøb. 
• Agere eller sikre en sparringsperson til løsning af datatekniske udfordringer. På denne måde kan forskere undgå at spilde værdifuld forskningstid på tidskrævende datahåndteringsudfordringer.
• At vedligeholde retningslinjer for tilknytning af eksterne. Dette skal ske i samarbejde med Kontraktenheden og i overensstemmelse med national praksis på området.
• At evaluere nærværende retningslinjer minimum årligt og foreslå eventuelle ændringsforslag til dekanatet. 

Estimat af tidsforbrug for data manageren: 50 timer pr. semester. 

Institutter uden Danmarks Statistik data manager funktion 

På institutter, hvor der kun sjældent benyttes data fra Danmarks Statistik, oprettes ikke en Danmarks Statistik data manager funktion. Forskere fra sådanne institutter, der ønsker at arbejde med data fra Danmarks Statistik, kan kontakte netværket af data managere via CALDISS, og derigennem få vejledning og støtte til at overholde fakultetets retningslinjer. Omfang og indhold i sådanne henvendelser noteres, så det på sigt kan vurderes, om der på de enkelte institutter er behov for at oprette en Danmarks Statistik data manager-funktion.